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La Commission nationale de l’informatique et des libertés ( CNIL ) dresse une série de recommandations à destination des entreprises sur le plan de la continuité de l’activité que les pouvoirs publics conseillent d’établir dans la perspective d’une épidémie grippale de grande ampleur.

Dans le cadre de la réalisation de ce plan, les entreprises peuvent être amenées à demander à leurs salariés certaines informations personnelles, telles que leurs coordonnées privées et le type de moyens de transport qu’ils utilisent. Selon la CNIL, ces demandes sont légitimes, mais doivent être entourées de précautions.

- GARANTIR LA CONFIDENTIALITE: Toutes les mesures doivent être prises pour garantir la confidentialité des données personnelles des salariés, s’agissant en particulier de leurs modalités de recueil.

Ainsi, ces informations doivent être communiquées par le salarié sur la base du volontariat. Un envoi direct doit être prévu sous pli ou par mail à la personne désignée au sein du service des ressources humaines. Des mesures doivent également être prévues, pour conserver ces données. En outre, leur accès doit être exclusivement réservé aux personnes habilitées du service des ressources humaines ou à la cellule de crise constituée au sein de l’entreprise.

- INFORMATIONS DES SALARIES ET DECLARATION A LA CNIL: La collecte des informations concernant les salariés ne pose pas de difficultés particulières, dès lors que ces derniers sont bien informés de sa finalité et de ses destinataires.

A cet effet, la CNIL propose une mention d’information à faire figurer sur le formulaire de collecte. Il s’agit notamment d’indiquer que l’entreprise souhaite pouvoir prévenir les salariés et organiser la continuité de l’activité en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.

Il convient également de préciser que les destinataires de ces données seront exclusivement les personnes habilitées du service du personnel ( ou de la cellule de crise ), et que conformément à la loi “informatique et libertés” du 6 Janvier 1978 modifiée en 2004, les salariés pourront accéder à ces informations et les faire rectifier.

Enfin, s’agissant de la déclaration à la Cnil, celle-ci précise que si le recueil de ces informations se limite aux coordonnées personnelles des salariés et à la seule indication des moyens de transport utilisés, il n’ y a pas lieu de déclarer les fichiers ainsi constitués, dès lors que l’entreprise a désigné un correspondant informatique et libertés, ou a déclaré son fichier de gestion du personnel.

Les employeurs sont tenus, en application du code du travail, de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé des travailleurs de leurs établissements en tenant compte des conditions climatiques. Ceci implique notamment:

- d’évaluer le risque ” fortes chaleurs” lié aux ambiances thermiques ( tempérarture, hygrométrie, etc..), d’actualiser le document unique ( code du travail, article R 4121-1 ) et d’établir un plan d’action de prévention de ce risque;

- de solliciter le médecin du travail pour qu’il établisse un document, à afficher en cas d’alerte météorologique, rappelant les risques liés  la chaleur, les moyens de les prévenir et les premiers gestes à accomplir en cas de coup de chaleur.

- d’afficher des recommandations prévues au niveau du plan d’action;

- de prévoir une organisation du travail permettant de réduire les cadences si nécessaire, d’alléger les manutentions manuelles, ou d’adapter son rythme de travail selon sa tolérance à  la chaleur;

- de vérifier que la ventilation des locaux de travail est correcte et conforme à la réglementation, et dans les locaux à pollution non spécifique, s’assurer d’une aération par ventilation mécanique ou par ventilation naturelle permanente;

- de prévoir des aides mécaniques à  la manutention;

- de prévoir une surveillance de la température ambiante des lieux de travail

- d’informer et consulter les chsct et les autres institutions représentatives du personnel sur les recommandations à mettre en oeuvre en cas d’exposition aux fortes chaleurs;

- de prévoir des mesures correctives sur des bâtiments ou de locaux existants.

En cas de canicule, l’employeur doit:

- informer tous les travailleurs des risques, des moyens de prévention, des signes et symptômes du coup de chaleur ( document établi par le médecin du travail )

- de mettre à  la disposition de l’eau potable et fraîche pour la boisson ( c.t, art R 4225-2 )

- dans les locaux fermés, renouveler l’air de façon à éviter les élevations exagérées de température, les odeurs désagréables et les condensations ( c.travail, art R. 4222-1)

- aménager les postes de travail  extérieurs de telle façon que les travailleurs soient protégés ( R. 4225-1)

- prévoir des zones d’ombre, des abris, des locaux climatisés, notamment;

- sur les chantiers du BTP, mettre à la disposition des travailleurs TROIS litres d’eau, au moins par jour et par travailleur ( R. 4534-143) ainsi qu’un local permettant leur accueil dans des conditions préservant leur santé et leur sécurité en cas de survenance de conditions climatiques suxceptibles d’y porter atteinte. A défaut d’un tel local, des aménagements du chantier doivent permettre la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs dans des conditions équivalentes ( R. 4534-142-1)

La circulaire préconise de mettre à la disposition des personnes des moyens utiles de protection ( ventilateurs d’appoint, vaporisateurs d’humidification, stores extérieurs, volets, etc…)

- adapter les horaires de travail dans la mesure du possible ( début d’activité plus matinal, suppression des éqipes d’après-midi, etc…)

- organiser des pauses supplémentaires et/ouplus longues aux heures les plus chaudes, si possible dans une salle plus fraîche

- inciter les travailleurs à se surveiller mutuellement pour déceler les signes du coup de chaleur et les signaler à l’employeur et au médecin du travail

- installer des sources d’eau potable fraîche à proximité des postes de travail et en quantité suffisante

- vérifier ques les adaptations techniques permettant de limiter les effets de la chaleur ont été mises en place

- fournir des aides mécaniques à la manutention

- surveiller les ambiances thermiques des lieux de travail

- enfin organiser l’évacuation des locaux si la température intérieure atteint ou dépasse 34°C en cas de défaut prolongé du renouvellement de l’air.

Circ. intermin. n° 2009-127 du 11 mai 2009